ORGANİZASYON

SÜREÇ

KİŞİSEL VERİ

SAKLAMA VE İMHA

AKTARMA

ALINAN GÜVENLİK TEDBİRLERİ

Departman/Birim

Faaliyet

Veri Kategorisi

Kişisel Veri

Özel Nitelikli Veri

İşleme Amacı

Veri Konusu Kişi Grubu

Hukuki Sebebi

Saklama Süresi

İmha Süresi

Alıcı/Alıcı Grupları

Yabancı Ülkelere Aktarılan Veriler

İdari Tedbirler

Teknik Tedbirler

1

Üst Yönetim (Ö.B.A.Ş. Yönetim Kurulu ve/veya Yönetim Kurulu Başkanı)

VERBİS’e Kayıt,

KV Koruma ve İşlenme Politikası,

KV Saklama ve İmha Politikası,

KV İşleme Envanteri, KVK Kanunu,

KVKK’nın Aktarılması, İmhası ve Yok Edilmesi ile Diğer Kanun’larla Uyumluluğunun Yapılması, Organize Edilmesi ve Denetlenmesi

[*Şirket Ortakları ve Yönetim Kurulu (üst yönetim) Üyelerine ait bilgiler

*Genel kurul işlemleri

*Sözleşmelerin hazırlanması

*Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

*Log kayıt takip sistemleri

*Donanım ve yazılıma erişim süreçlerinin yürütülmesi

*İSG uygulamaları

*Kamera kayıtları

*Personellerin sözleşmeleri ile mahkeme-icra durumları

*İşe alım

* Ödeme ve bordro işlemleri

*Doküman hazırlanması

*Ziyaretçi ve toplantı katılımcılarının kaydı

*Kaza raporlama

*Eğitim kayıtları

*Acil durum hazırlıkları vb. süreçler ]

Şirket’imizin Faaliyetleri ve Meşru Menfaatleri ile Alakalı Veri Kategorileri (Kimlik, İletişim, Lokasyon, Özlük, Eğitim, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıt, Sağlık, Müşteri, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem ve Uyum, Denetim ve Teftiş, Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi, Talep/ Şikâyet Yönetimi Bilgisi, Araç Bilgileri Finansal Bilgiler, Diğer Bilgiler)

Şirket’imizin Faaliyetleri ve Meşru Menfaatleriyle Alakalı Kişisel Veriler (Ad, Soyad, T.C.K.No, Baba ve Anne Adı, Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin Adı ve Soyadı ile Diğer Bilgileri, Cinsiyet, Uyruk, Kimlik Seri No, Resim, Fotoğraf, Video Kayıt, İmza Beyanı/ Sirküleri, E-Posta, Adres vb. (Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi)

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Şirket’imizin (Ö.B.A.Ş.) Faaliyetlerini ve Yükümlülüklerini yerine getirirken Politika’larımızın; 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu ve 28 Ekim 2017 Tarihli Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ile faaliyetlerimize yönelik iş ve işlemlerin yürütülmesi süreçleri ile diğer kanunların ve mevzuatların şartlarının usul, esas ve uyumunu sağlamak.

Çalışanlar ve Veri Sahipleri için Sözleşme, Kanun, Politika, Yönetmelik ve Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

*Çalışanlar

*Çalışan Yakınları

*Eğitmenler

*Hizmet Alan Kişiler

*Hizmet Veren Kişiler

*Müşteriler

*Hissedarlar

*Katılımcılar

*Tedarikçi ve/veya Çalışanı

*Ziyaretçi

*İş Ortağı ve/veya Çalışanı

*Etkinlik Katılımcısı *Talep/

Şikâyet/Öneri Sahipleri

*Eski Çalışan

*Stajyer

*Diğer Üçüncü Kişiler

*Sözleşme İmzalanması

*Kanun’lardaki Sorumluluğun İfa Edilmesi

*Yönetmelik’lerdeki

Sorumluluğun Yerine Getirilmesi

*Açık Rızanın Alınması

*Hukuki Sorumluluğun Yerine Getirilmesi

*Şirket’imizin Kurumsal Faaliyetlerin Planlanması, İcrası, Eğitimi, Yazılımsal ve Donanımsal Süreçlerin yapılması, Veri Sorumlusunun ve Şirket’in Meşru Menfaatleri

Ö.B.A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirlenmiştir.

[*İşten ayrılmasından itibaren 5 Yıl.

*Eğitimin bitiminden itibaren 5 Yıl.

*Olayın Gerçekleştiği tarihten itibaren 5 Yıl.

*Alım Satım İşleminin bitmesinden itibaren 5 Yıl.

*Etkinliğin bitmesinden itibaren 5Yıl.

*Gelen ve Giden Evrak tarihinden itibaren 5 Yıl.

*Ziyaretin bitmesinden itibaren 5 Yıl.

*Hissedarlığın Bitiminden itibaren 5 Yıl.

*Ortaklığın bitiminden itibaren 5 Yıl.

* Üst Yönetim’den çıktığı tarihten itibaren 5 Yıl.

* Veri Sorumlusu ve/veya Yöneticiliği bittiği tarihinden itibaren 5 Yıl.

#Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün.

#Veri Sahibinin imha başvurusunu takiben 30 gün içerisinde.]

Ö.B.A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda

Ve

Ö.B.A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda

belirlenmiştir.

[*Bakanlıklar ve Diğer Yetkili Kurum ve Kuruluşlar, *İş Ortakları,

*Tedarikçiler,

*Hissedarlar,

*Kanunen Yetkili Kamu Kurumları ve Kuruluşları,

*Kanunen Yetkili Özel Kuruluşlar]

Ö.B.A.Ş. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda

Ve

Ö.B.A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nda

belirlenmiştir.

Yurt Dışına Aktarım Yapılıyor.

Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket’imiz tarafından: İlgili kişilere aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. Çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlemenin ve erişimin önlenmesi sağlanmaktadır. Çalışanların niteliği, teknik bilgi, becerilerinin geliştirilmesi ve veri güvenliği için eğitimler verilmektedir. İletişim teknikleri ve ilgili Kanun’lar, Yönetmelik’ler, Politika’lar ve Mevzuat’lar hakkında eğitimler verilmektedir. Kişisel verilerin işlendiği ve saklandığı ortamların güvenlik önlemleri alınmakta ve bu konularda düzenli olarak işyeri içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır. Güvenlik prosedürlerine ve Politika’larına uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü (Ö.B.A.Ş. Disiplin Yönergesi) (Ö.B.A.Ş. Disiplin Ceza Cetveli’ndeki ceza) uygulanmaktadır. Kişisel veriler için alınan idari tedbirlerin yanı sıra, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, denetimi, erişilmesi, saklanması, imhası veya yok edilmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara veri güvenliği konularında düzenli eğitim verilmektedir. Yetkisiz girişler-çıkışlar engellenmektedir. Elektronik olmayan (Kâğıt) ortamında aktarımı gerekiyorsa evrak “Gizlilik Dereceli” belgeler formatında gönderilmektedir.

Şirket’imizde bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır. Hukuka aykırı işlemeyi önlemeye dönük riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirler alınmaktadır. Yetki matrisi uygulanmaktadır. Erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler kontrol altında tutulmaktadır. Erişim yetki ve rol dağılımları için prosedürler (yöntemler) oluşturulmakta ve uygulanmaktadır. Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmaktadır. Hukuka aykırı işleme tespit edilirse ilgili kişiye, Üst Yönetime ve Kurula bildirmek için bir sistem ve altyapı oluşturulmaktadır. Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte, bilgi sistemleri sürekli güncel halde tutulmaktadır. Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır. Güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmakta, kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları kullanılmaktadır. Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır. Elektronik olan veya elektronik olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır. Sızma (Penetrasyon) testleri ile Şirket'imiz bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır. Erişim yetki ve rol dağılımları tanımlanmaktadır ve prosedürleri oluşturulmakta ve uygulanmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik politika ve prosedürler belirlenmekte, periyodik yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir. Özel nitelikli verilerin işlendiği elektronik ortamda Kriptografik (şifreli) yöntemler kullanılmaktadır. Kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, işlem kayıtları loglanmakta. Güvenlik testleri düzenli yapılmakta, e-posta yoluyla aktarım gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal (Şirket’imize ait) e-posta veya KEP kullanılarak, sunucular arasında aktarım ise SFTP (Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü Sunucusu) yöntemiyle gerçekleştirilmektedir.

2

Veri Sorumlusu ve/veya Yöneticisi

3

Muhasebe

Özlük

Dosyası Oluşturma

Özlük

Adli Sicil Kaydı

Çalışanlar için Sözleşme, Kanun, Politika, Yönetmelik ve Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Çalışanlar

4

Muhasebe

Sağlık Bilgileri

Sağlık Raporu ve Bilgileri

5

Muhasebe

Kimlik

Ad, Soyad

6

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

7

Muhasebe

Kimlik

Baba ve Anne Adı

8

Muhasebe

Kimlik

Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin Ad ve Soyadı Bilgileri

Çalışanlar,

Çalışan Yakınları

9

Muhasebe

Kimlik

Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin T.C. Kimlik No’ları

10

Muhasebe

Kimlik

Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin Eğitim Durumları

11

Muhasebe

Kimlik

Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin Doğum Yeri ve Tarihleri

12

Muhasebe

Kimlik

Bakmakla Yükümlü Olduğu Kişilerin AGİ’ye Tabi Durumu

13

Muhasebe

Kimlik

Cinsiyet

Çalışanlar

14

Muhasebe

Kimlik

Uyruğu

15

Muhasebe

Kimlik

Kimlik Seri No

16

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

17

Muhasebe

İletişim

E-Posta

18

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

19

Muhasebe

Lokasyon

Adres

20

Muhasebe

Özlük

İzin Bilgisi

21

Muhasebe

Eğitim

Diploma ve/veya Sertifikalar

22

Muhasebe

Eğitim

Ehliyet

23

Muhasebe

Mesleki Deneyim

Diploma ve/veya Sertifikalar

24

Muhasebe

Mesleki Deneyim

Meslek

25

Muhasebe

Finansal Bilgiler

Banka ve İBAN Bilgileri

26

Muhasebe

Maaş

Ödemeleri

Kimlik

Ad, Soyad

27

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

28

Muhasebe

Finansal Bilgiler

Banka ve İBAN Bilgileri

29

Muhasebe

Hizmet

İçi

Ve

Dışı

Eğitim

Planlaması

Kimlik

Ad, Soyad

Çalışanlara yönelik bilgi, beceri, memnuniyet, iletişim, motivasyon, risk analizi, takım ruhu vb. çalışmalara yönelik süreçlerin yönetimi ve kaydı

Çalışanlar,

Eğitmenler

30

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

31

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

32

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

33

Muhasebe

Kimlik

Ad, Soyad

34

Muhasebe

İletişim

Ad, Soyad

35

Muhasebe

Çalışan

Devam

Kontrol

Sistemi

Kimlik

Ad, Soyad

Çalışanlara yönelik bilgi, beceri, memnuniyet, iletişim, motivasyon, risk analizi, takım ruhu vb. çalışmalara yönelik süreçlerin yönetimi ve kaydı

Bina ve Şantiye Giriş Çıkışlarının kontrol altına alınması, izinsiz giriş çıkışın engellenmesi, puantaj ve denetim

Çalışanlar

36

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

37

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

38

Muhasebe

İletişim

E-Posta

Ziyaretçiler,

Çalışanlar,

Müşteriler,

Tedarikçiler,

İş Ortakları,

Diğer 3. Kişiler

39

Muhasebe

Mesleki Deneyim

Mesleki Bilgi

40

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad

Çalışanlar için Sözleşme, Kanun, Politika, Yönetmelik ve Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Çalışanlar

41

Şantiye Departmanı

Kimlik

T.C. Kimlik No

42

Şantiye Departmanı

İletişim

Telefon Numarası

43

Muhasebe

Taşınır

Ve

Taşınmaz

Yönetimi

İletişim

Telefon Numarası

Taşınır ve taşınmaz mal ve hizmetlerin güvenliği ile lojistik faaliyetlerin yürütülmesi ve yönetimi

44

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

45

Şantiye Departmanı

Lokasyon

Adres

46

Şantiye Departmanı

İletişim

Telefon Numarası

47

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad

48

Şantiye Departmanı

Kimlik

T.C. Kimlik No

49

Muhasebe

Lokasyon

Adres

50

Muhasebe

Kimlik

Ad, Soyad

51

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

52

Muhasebe

Müşteri

Kimlik

T.C. Kimlik No

Mal ve hizmet alış satış süreçlerinin yürütülmesi

Müşteriler

53

Muhasebe

Kimlik

Ad, Soyad

54

Muhasebe

İletişim

E-Posta

55

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

56

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

57

Muhasebe

Finansal Bilgiler

Banka ve İBAN Bilgileri

58

Muhasebe

Lokasyon

Adres

59

Muhasebe

Farkındalık

Konferansları

Ve

Katılımcı

Bilgilerinin

Alınması

Kimlik

Ad, Soyad

Şirket’imizin mal ve hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi, olabilecek uyuşmazlıklara delil olarak kullanılması, toplantıya katılımın teyidi, istatiksel amaçlarla katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı ile ilgili bilgi sunulması ve güvenliğin sağlanması

Katılımcılar

60

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

61

Muhasebe

İletişim

E-Posta

62

Muhasebe

Lokasyon

Adres

63

Muhasebe

Görsel ve İşitsel Kayıt

Fotoğraf, Video Kayıt

64

Muhasebe

Şirket

 İçerisinde

 Ve

Dışında

Gerçek

Zamanlı

Görüntü

Kayıt

Sistemi

(Bina

Ve

Şantiye

Giriş

Çıkışlarının

Takibi)

Kimlik

Video Kayıt (Resim)

Çalışanların, Ziyaretçilerin ve diğer 3. Kişilerin kayıtlarının oluşturulması ve takibi ile Şirket’in Fiziksel güvenliğini sağlamak ve şirket içerisindeki (bina/şantiye) açık alanlarda görüntü kaydının tutulması

Ziyaretçiler,

Çalışanlar,

Müşteriler,

Tedarikçiler,

İş Ortakları,

Diğer 3. Kişiler

65

Muhasebe

Görsel ve İşitsel Kayıt,

Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Video Kayıt (Resim)

66

Muhasebe

Kimlik

Ad, Soyad

67

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

68

Muhasebe

Özlük

Kurum ve Unvan Bilgisi

69

Muhasebe

Görsel ve İşitsel Kayıt

Video Kayıt (Resim)

70

Şantiye Departmanı

Kimlik

T.C. Kimlik No

71

Şantiye Departmanı

Görsel ve İşitsel Kayıt, Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Video Kayıt (Resim)

72

Şantiye Departmanı

İletişim

Telefon Numarası

73

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad

74

Muhasebe

Gelen

Ve

Giden

Evrak

Kimlik

Ad, Soyad/Unvan

Müşteri, Ziyaretçi, Çalışan, Tedarikçi, İş ortakları, resmi yazışmalar vb. gibi süreçlerinin yönetimi ve yürütülmesi

75

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

76

Muhasebe

Hissedarlar

Kimlik

Ad, Soyad

Faaliyetlerimize dönük süreçlerin yürütülmesi ile diğer kanun ve mevzuatların yerine getirilmesi

Hissedarlar

77

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

78

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

79

Muhasebe

Lokasyon

Adres

80

Muhasebe

Finansal Bilgiler

Banka ve İBAN Bilgileri

81

Muhasebe

Tedarikçi,

Tedarikçi

Çalışanı

Ve/veya

Yetkilisi

Kimlik

Ad, Soyad/Unvan

Tedarikçiler

82

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No / Vergi Dairesi No

83

Muhasebe

Kimlik

İmza Beyanı /Sirküleri

84

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

85

Muhasebe

İletişim

E-Posta

86

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

87

Muhasebe

Lokasyon

Adres

88

Muhasebe

Finansal Bilgiler

Banka ve İBAN Bilgileri

89

Şantiye Departmanı

İletişim

Telefon Numarası

90

Şantiye Departmanı

Lokasyon

Adres

91

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad/Unvan

92

Muhasebe

Ziyaretçi

Kimlik

Ad, Soyad

Ziyaretçilerin kayıtlarının oluşturulması ve takibi ile Şirket’in Fiziksel güvenliğini sağlamak

Ziyaretçiler

93

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

94

Muhasebe

Lokasyon

Adres

95

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad

96

Muhasebe

İş Ortağı,

İş

Ortağı

Çalışanı

Ve/veya

Yetkilisi

Kimlik

Ad, Soyad/Unvan

Faaliyetlerimize dönük süreçlerin yürütülmesi ile diğer kanun ve mevzuatların yerine getirilmesi

İş Ortakları

97

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No /

98

Muhasebe

İletişim

E-Posta

99

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

100

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

101

Muhasebe

Lokasyon

Adres

102

Şantiye Departmanı

Kimlik

Ad, Soyad/Unvan

103

Şantiye Departmanı

İletişim

Telefon Numarası

104

Şantiye Departmanı

Lokasyon

Adres

105

Muhasebe

Finansal Bilgisi

Banka ve İBAN

106

Muhasebe

Şantiye

Departmanı

Lokasyon

Adres

Çalışanlar için sözleşme imzalanması, Mevzuattan kaynaklı yükümlülükler ile faaliyetlerimize dönük süreçlerin yürütülmesi ve yerine getirilmesi

Çalışanlar

107

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

108

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

109

Muhasebe

Üst

Yönetim

Kimlik

Ad, Soyad

Faaliyetlerimize dönük süreçlerin yürütülmesi ile diğer kanun ve mevzuatların yerine getirilmesi

Üst Yönetim

110

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

111

Muhasebe

Kimlik

İmza Beyanı /Sirküleri

112

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

113

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

114

Muhasebe

İletişim

E-Posta

115

Muhasebe

Lokasyon

Adres

116

Muhasebe

Veri

Sorumlusu

Ve/veya

Yöneticisi

Kimlik

Ad, Soyad

Veri Sorumlusu ve/veya Yöneticisi

117

Muhasebe

Kimlik

T.C. Kimlik No

118

Muhasebe

Kimlik

Baba ve Anne Adı

119

Muhasebe

İletişim

E-Posta

120

Muhasebe

İletişim

Adres Bilgisi

121

Muhasebe

İletişim

Telefon Numarası

122

Muhasebe

Lokasyon

Adres